Jak prawidłowo opisywać dokumenty księgowe?

Dokumenty powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacją do jakiego programu, konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Dodatkowo na dokumencie powinien być naniesiony numer księgowy, jakim został oznaczony w księgach. Dla wygody warto posługiwać się gotową pieczątką, dzięki której będzie można szybko nanieść te opisy.

Każdy dokument księgowy (rachunek, faktura, lista płac, umowa, nota księgowa, itd.) powinien być zatwierdzony pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez upoważnioną do tego osobę i opisany w sposób niepozostawiający wątpliwości co do klasyfikacji danego wydatku, źródeł jego finansowania i zgodności z celami statutowymi naszej organizacji.

Na przykład pod względem formalno-rachunkowym zatwierdzać może osoba odpowiadająca za prowadzenie księgowości, pod względem merytorycznym prezes organizacji lub upoważniony koordynator programu (składane podpisy muszą być zgodne ze stosownymi upoważnieniami zarządu). Dobrą praktyką jest wpisywanie daty zatwierdzenia dokumentu. Instytucje finansujące zwykle mają bardzo szczegółowe wymagania co do opisu, który musi być umieszczony na dokumencie, np. może być wymagany numer umowy grantowej, numer kategorii budżetowej, tytuł projektu, itd. Przed rozpoczęciem gromadzenia i opisywania dokumentacji projektowej musimy zapoznać się szczegółowo z wytycznymi w tym zakresie.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.