Jak archiwizować dokumenty księgowe? Jakie są terminy i zasady przechowywania rachunków, faktur?

W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją dokumentów księgowych oraz zapewnieniem należytej ochrony dokumentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych. Powinna się więc tu znaleźć informacja o systemie komputerowym, z którego korzysta organizacja lub o innej metodzie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Musi się tu też znaleźć informacja, w jaki sposób dane księgowe są chronione przed uszkodzeniem zbiorów (zasady archiwizacji zbiorów danych), a także jak dane są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych (np. hasła zabezpieczające dla poszczególnych użytkowników w przypadku systemu komputerowego).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji lub oddziału w oryginalnej postaci. Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:

księgi rachunkowe – 5 lat;

karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Ustalone okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumenty księgowe można udostępniać do wglądu w siedzibie organizacji za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, poza siedzibą organizacji za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz pozostawienia w organizacji potwierdzonego spisu wyniesionych dokumentów. Więcej na ten temat także w serwisie wiadomosci.ngo.pl – kliknij tutaj: http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/450605.html

Dokumentację księgową musimy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera powinniśmy dokonać zabezpieczenia w dostępie do programu oraz należytej archiwizacji.

Księgi rachunkowe prowadzi się wyłącznie na terytorium Polski i to w siedzibie organizacji. W przypadku, gdy:

organizacja posiada oddziały krajowe – księgi rachunkowe tych oddziałów można prowadzić w siedzibie głównej albo siedzibie oddziałów w języku polskim i w polskiej walucie;

organizacja posiada oddziały za granicą – księgi rachunkowe tych oddziałów prowadzone są w ich siedzibie, tzn. w języku i walucie, a także według prawa obowiązującego w kraju siedziby oddziału.

Oznacza to, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w tej siedzibie, gdzie jest prowadzona działalność.

O miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych należy powiadomić w terminie 15 dni od wydania zlecenia właściwy urząd skarbowy oraz zapewnić dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie organizacji (oddziału, zakładu).

O przejęciu prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe zawiadamiamy urząd skarbowy w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy.